Qual è il modo migliore per comunicare i risultati della valutazione del fornitore a coloro che hanno perso la RFP?

Consiglio vivamente una telefonata o una riunione faccia a faccia; una RFP ha normalmente richiesto ai fornitori un notevole lasso di tempo per essere completata, pertanto una telefonata o una riunione è appropriata e rispettosa.

È importante comunicare la decisione in modo professionale e diretto. Spiega il processo che hai attraversato, chi è stato coinvolto, quali erano i tuoi criteri, perché il fornitore vincente è andato avanti e, se possibile, dove avrebbe potuto fare meglio per vincere l’azienda.

Il feedback onesto su ciò che avrebbe potuto essere migliorato non dovrebbe essere sottovalutato in quanto aiuterà davvero l’organizzazione dei fornitori e il rappresentante di vendita a capire cosa potrebbe essere migliorato in modo che possano lavorare su quello in futuro. Se è il prezzo, sanno che devono ridurre la loro base di costo o i margini; se si tratta di tecnologia, possono garantire di restituire ciò a ricerca e sviluppo, se si tratta di un servizio clienti, la società può lavorare per migliorare tale servizio ecc.

Non chiudere completamente la porta quando si consegnano le notizie, poiché qualcosa potrebbe ancora andare storto durante la fase di negoziazione del contratto, quindi è meglio tenere pronte alcune opzioni di backup. “La nostra intenzione è quella di andare avanti alle trattative contrattuali con il nostro fornitore selezionato, tuttavia se ci sono delle complicazioni, vorremmo l’opzione di riaprire le discussioni con gli altri fornitori selezionati. Vorresti comunque essere incluso se ciò dovesse accadere?

È sempre meglio pensare a come vorresti essere trattato e agire di conseguenza.

Buona fortuna.

Saluti,
James Ferguson
Fondatore e CEO
Supplibase – Connessione Enterprise

Avendo superato personalmente molte valutazioni RFP, suggerisco il seguente approccio alla fine della selezione e al completamento delle negoziazioni finali con il fornitore selezionato.

1. All’inizio della richiesta di offerta solitamente il cliente fornisce i criteri per la selezione di un fornitore. Raccogliere tutti i fatti (oggettivi e soggettivi, compresi i fattori deboli).
2. A seconda delle dimensioni della richiesta di offerta / contratto di persona o al minimo incontro telefonico con il personale senior del fornitore responsabile della risposta alla richiesta di offerta.
3. Grazie a perdere il fornitore per aver investito tempo e sforzi.
4. Condividi punti che sono andati a favore del venditore e punti che non lo hanno fatto senza fornire informazioni specifiche come tariffe esatte, ecc.
5. Consentire al fornitore di porre domande. Rispondi alle domande.
6. Tenere le porte aperte per la prossima volta all’interno della stessa o se si passa a un’altra organizzazione.
7. Alla fine comunicare in una breve e-mail (senza fornire dettagli) ringraziando il fornitore per la partecipazione e gli sforzi e affermando che questa volta non è stato possibile.

Di solito chiamo direttamente la persona di contatto per spiegarle il nostro razionale dietro la decisione.

Successivamente, invio un’email ufficiale.